针对毕业生档案管理和邮寄工作存在的问题，学习借鉴相关院校经验，结合学校实际，提出下一步工作思路和意见建议。
1. 提高思想认识，加强组织领导
毕业生档案管理和邮寄工作是学校培养教育高校学生最后工作环节，也承载着毕业生和学校教职员工近三、四年来的辛勤付出，是学生和学校向社会交出共同成绩单，它的好坏到不仅影响到学生的职业生涯，也会直接影响到学校的声誉。因此，需要学校领导及各级各部门的高度重视，加强组织领导，以学校档案馆为牵头部门，负责对毕业生档案的管理和邮寄工作；以教务处、学工部、组织部作为配合部门，各二级学院为责任部门，以辅导员为具体责任人，加强对毕业生档案的填报指导、收集、归案等工作。
2. 制订规章制度，强化规范管理
以学校档案室升格为档案馆为契机，加强毕业生档案管理的制度制订，通过外出学习考察，借鉴兄弟院校的宝贵经验，结合本校实际情况，制订毕业生档案管理办法，规范管理和指导毕业生档案管理和邮寄工作。制度出台后，各级各部门以及有关工作人员在毕业生人事档案材料整理归档过程中，必须严格遵守档案工作有关制度。不得擅自抽出、销毁、伪造、涂改学生档案材料，违者将追究相应责任，严肃规章制度。
3. 优化人员配置，强化服务指导
辅导员是毕业生档案工作的直接责任人，是档案质量好坏的关键。近年来，随着学校的发展，有些学院学生数量增长迅速，而另外一些学院由于生源不足，辅导员与学生数量比差距较大，相应的辅导员与档案数量比也差距较大，建议在全校范围内对辅导员工作进行调剂，优化辅导员档案数量配比，进一步强化档案管理和邮寄工作的服务指导。
4. 严格规范管理，提高档案质量
学校档案馆作为主管档案的专业部门，按照档案管理相关制度，规范档案管理，开展相关的档案专题培训，深入各部门指导相关工作人员开展工作，不断提高档案管理质量。
4.1 高校毕业生档案包含内容
高校毕业生档案主要包括10类材料，其中，学习成绩单、高校毕业生登记表、就业通知书（白色联）或报到证这三类材料是必备材料，档案袋中缺一不可。另外，档案袋中一般还应包含如下材料：
（1）高中档案材料（内含中学学籍表/档案卡、高中毕业生登记表、高校招生报名表等高校招生工作中形成的有关材料）；
（2）实习评价表（一式两份，一份放学生档案袋，一份交档案馆存档）；
（3）教师资格认定表；
（4）奖惩材料（获院、校级以上的三好学生、优秀学干、优秀团干、优秀党（团）员、优秀毕业生、学习、文体、社团活动积极分子等奖励材料及登记表，违犯校规、校纪、触犯国家法律等各类处分材料）。获得两种以上奖励的采用缩印，装订，写上姓名、学号
（5）党员、团员材料（包括入党申请书、入团志愿书、推优表等）；
（6）体检表（由各二级学院收集本学院毕业生毕业前体检表）。
4.2 档案管理工作要求和档案袋填写规范
移交档案材料必须做到整洁、齐全，文字填写要规范（必须使用黑色签字笔书写，不可用圆珠笔、铅笔和红色墨水书写），签字与盖章手续办理完成后，按专业、班级、学号依顺序排列。如“届”一栏：用阿拉伯数字填写毕业时的年份，即：2018。又如“编号”一栏：毕业年份+学号，即：2018123456789。再如“生源地”一栏：仅填写到省（自治区）、市（区）、县。“工作单位”、“备注”栏可以不填写。在“档案材料清单”中,有材料的在相应栏内打“√”，封口的档案和未封口的档案分开存放，专升本的学生在“备注”栏中注明。
4.3 档案袋密封要求
密封档案袋要先涂胶水，绞线时不留线头，用纸条密封的要求上下圆口各封一半，最后盖上学院公章（封条4个角的骑缝章）。
4.4 规范办理档案移交程序
按要求填报与档案材料相对应的表格，以班为单位填写好毕业生归档情况登记表，以学院为单位填写毕业生档案负责人登记表和毕业生档案邮寄移交清单，最后将电子表格及纸质材料会同学生档案材料一并移交档案馆。