1、人事档案与其他档案立卷形式不同

人事档案是以单个人为一宗整理立卷的。是人事部门进行人事管理的工具，是为正确挑选、任用人才服务的，看人不能一时一是，要全面的历史的看，需要掌握一个人的德、能、勤、绩各方面的历史和现实情况，因此立卷的原则，是要建立一个真实完整的的档案，历史地、真实地、全面地反映一个人的情况，这种一人一宗的系统立卷方式，与人事管理工作相适应。

2、人事档案内容的动态性

人事档案的内容是随着个人社会实践活动的增加而不断丰富增长的，根据工作需要，人事部门需要对人员有计划、有目的地进行政治历史审查、培训、考核、任免、调动、解决工资待遇等活动，在这些活动中，不断地形成人事材料。人事部门应按照有关规定将这些材料加以收集鉴别归档，充实人事档案的内容。

3、人事档案是随着人员的主管单位变动而变动

造成人事档案流动性的根本原因，是工作人员主管单位的变动，所谓人员主管单位是指机关人员所担任最高职务的管理机关。根据国家人事管理制度，对机关人员是按照职务管理权限的范围管理的。干部档案管理是实行按照干部管理权限集中管理的原则。所以干部档案的流动，并不完全是因干部工作单位的调动而流动，只有所担任的职务改变了管理权限后档案才向有管理该职务权限的机关流动，这是由我国人事管理工作的体制要求所决定的。

4、人事档案具有较强的机密性

为维护人事管理工作的正常秩序，维护国家安全及机关人员的安定与团结，人事档案未成为历史档案（人员死亡后）解密开放之前，是具有秘密性的。人事档案中干部档案保密性更强些，在《组织工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》中，明确把党政机关干部档案和干部考察材料列入了国家密级的范围。

由于人事档案具有以上四个特点，因此，其档案管理工作具有以下重要的作用：

第一，用人治事的重要依据 人事工作的根本要求就是要“知人善任”。知人就是要全面地、历史地了解人，才能知人善任。而人事档案就是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用人的依据。第二，研究人事宏观管理的信息源 人事管理工作除了上述微观管理工作外，还有宏观管理的任务，所谓宏观管理，是指某个地区或单位，对整个工作队伍的管理。无论是整个国家或是某一单位，都需要有长远的人才规划，有教育、培养人材的措施。开展人事方面的宏观管理，需要从人事管理中采集各种数据，并对这些数据加以分析研究，可准确掌握各方面人员现状及其变化趋势，为把握人事管理工作规律，提高人事管理科学化水平提供充分的依据。

第三，编史修志的史料 任何朝代，撰写历史都离不开人物这个基本要素，人事档案是研究人物不可或缺的史料，也是研究中国革命史、党史、军史、地方志、人物传记和国家建设史的宝贵史料。

第四，进行宣传教育、文艺创作的素材 有许多革命前辈的档案中，记述着他们在中国人民解放事业中，奋不顾身的革命斗争事迹。有许多英雄模范人物的档案中，记载着他们在美丽中国梦的建设事业中的模范事迹，这些都是撰写回忆录、进行宣传教育中的珍贵素材。