（一）实体分类体系的产生与发展
与企业和机关单位档案门类相对比较单一不同，高校档案门类繁多。为适应高校档案工作的发展和管理现代化的需要，实现高校档案实体分类及业务建设各环节的标准化、规范化，在《普通高等学校档案管理办法》（1989年国家教育委员会6号令）的基础上，1993年国家教育委员会发布《高等学校档案实体分类法》，自1994年1月1日起施行（代号为DA/T10-1994）。该分类体系将高校档案一级类目分为：党群类（DQ）、行政类（XZ）、教学类（JX）、科研类（KY）、基本建设类（JJ）、产品生产类（CP）、出版物类（CB）、外事类（WS）、会计类（CK）共计十大类目。该体系基本覆盖了高校档案的各个方面，为高校档案工作的规范有序发展奠定基础。随着时代的发展，为强调高校学生的主体地位，体现以人为本的科学思想，2008年8月，教育部发布第27号令，颁布实施由教育部与国家档案局联合制定的《高等学校档案管理办法》（简称27号令）。27号令第十五条，在原有十大类的基础上，首次增加“学生类（XS）”，并明确具体的归档范围。由此可见，高校档案实体分类体系并不是是一个一成不变的封闭的体系，而是一个有包容性的、开放的体系。
（二）实体分类体系的完善和扩充
虽然27号令已经进一步完善了高校档案的实体分类体系，但在档案实践工作，还是有部分档案在现有的分类体系中找不到对应的门类代码，抑或因高校发展的需要，归档收集某些特定类型的特色档案也不能在现有实体分类体系中找到相对应的门类代码。因此，为了更好地促进高校档案工作的规范化发展，必须对现有的高校档案实体分类体进一步完善和扩充：
1.实物类（SW）:一方面，面对日益丰富的馆藏资源，高校档案部门接收了各种奖杯、奖状、奖章、证书以及书画等艺术类实物资源，如何妥善处理并保管利用好这些资源成为摆在档案工作者面前的一个不可回避的问题。另一方面，国家档案局13号令《机关档案管理规定》第三十三条中明确把实物档案（SW）设置为一级门类代码。由此可见，在现有高校档案实体分类体系中增加“实物类（SW）”不仅有必要，而且有依据。
2.新型载体类或特殊载体类（SX）:随着信息技术的迅猛发展，纸张不再是记录信息的唯一载体，磁性介质等新型载体越来越多地呈现在档案工作者面前。由于所记录信息的非直接识读性等特点，此类档案按照传统的档案进行管理操作，就显得的非常不合时宜。因此，在现有的高校档案实体分类体系增加“新型载体类或特殊载体类（SX）”是非常迫切和必要的。
3.人物类（RW）:随着高等教育的快速发展，高校之间的竞争愈发激烈，在招生、就业等各方面都面临空前的竞争。为有贡献和影响的人员以及有一定知名度和对社会和国家有杰出贡献的校友建立名人全宗，收集归档其相关的个人简介、生平、传记；获得的奖状、奖章、奖牌、证章、 证书、聘书、 任命书、委任状；从事职务工作和学术活动的照片、底片、录音、录像、影片；以及报刊杂志的有关介绍、报道和其他专家、学者的评价材料。不仅可以对高校起到正面的宣传效果，增加高校的知名度和竞争力，还可以发挥高校学生爱校荣校的教育功能，激励学生努力学习，回报国家和社会。