1会计档案的涵义
会计档案指的是会计凭证、会计账簿和报表等具有保存价值并作为历史记录保存下来的会计核算化材料，这些材料都是在机关、企事业单位或公司等经济组织在经济管理活动中产生。
会计档案管理工作依靠单位的财务部门和档案部门的紧密配合，按照《会计档案管理办法》、《档案法》和《电子文件归档与电子档案管理规范》等有关法律条款的规定，积极做好会计档案管理工作，以确保会计档案工作为学校的经济建设服务。
2会计档案电子化的必要性
电子化属于信息技术革命的范畴，电子化技术的目的在于使工作趋于完善，并使整体功能的效率得以提高，以适应社会的高速发展，电子计算机技术的应用，则会使社会的各项工作更趋于电子化和最优化，档案工作亦是如此。
“会计档案电子化，指的是用科学的思想、有效组织、工作方案和信息化手段，对会计档案工作进行有效管理，使其获得最佳工作效率、经济效益和社会效益，达到效益最大化。”①会计业务工作产生大量的财务信息数据材料，依靠传统会计档案管理模式，归档件数多、要求要，耗费大量人力物力，其安全性和长久性也难以保障。
①保证财务信息的长久保存。对于会计档案来说，财务信息的安全性意味着信息的真实和准确。随着电子数据存储技术的应用发展，实现电子化的会计档案能够最大程度的延长使用寿命，可以有效解决传统纸质型会计档案寿命不断缩减的问题，实现会计档案电子化归档和纸质型档案的双轨运行、无缝对接，无疑将为财务信息的长久安全保存提供有效保障。
②解决传统档案管理模式的弊端。传统纸质档案管理主要依托人力+实物模式，局限于有限在时空环境中;电子化档案管理主要依托计算机信息系统+网络模式，能够克服时空局限实现资源实时快速共享。传统纸质会计档案在转移、借出时，人力管理成本较高，整体效率低；会计档案电子化后可以大幅节约库房容量，降低人力管理的成本，利于长久保存及提高利用率。