老龄化时代，随着智慧档案系统的用户，包括档案系统用户和管理员，都面临老年人不够适应的困境。为应对老龄化给智慧档案系统带来的上述困境，需要在智慧档案系统设计时即进行考虑，针对老年人的行为特征和需求进行优化。同时，在实际的部署和运作方面，也要充分考虑老年人的特征和需求。具体而言，针对上文提出的困境，可以有如下的系统设计和运作改进思路。
首先，在智慧档案系统的面向用户的服务流程设计方面，充分考虑老年人对档案服务的独特需求，以及涉及老年人的档案需求。在有人工干预的智慧档案系统中，需要优化用户需求提出—响应服务—授权查询—输出结果并完成结算的整个作业流程。在底层信息化档案数据存储方面，针对老年人查询需求较大的档案建立全面的查询语句和算法。开发更有效的数据关键词检索算法，更快速准确理解和响应管理员试图帮助老年人查询的档案信息，开发更适合老年人语言习惯的自然语言识别、图像识别算法。对老年人经常查询的字段可能涉及的隐私保护等问题，进行专门的权限认证和授权设计，提高管理员的识别和自动授权算法效率，提高管理员服务速度。设计政策法规宣传界面，面向老年人进行系统设计原理、法律法规遵循、智慧系统操作流程等方面的宣传说明。在开发智慧档案系统的终端设备、应用、公众号等时，重视老年人的档案查询需求，提供老年人专门的查询渠道、授权认证渠道和用户帮助信息。
其次，在自助服务系统的人机交互输入和输出设计方面，充分考虑老年人的知识、经验特征和注意力、情绪特征。自助服务系统在提供的服务类型方面，根据上面所提及的老年人或涉及老年人档案需求，可以建立专门的菜单和业务类型提供服务。在网站地图、应用的用户指导方面，提供明确的指导。在需要老年人进行输入的查询、检索、确认服务、收费等服务方面，要考虑老年人的知识和经验，尽量按照老年人熟悉的说法和语言，设计界面用语，进行提示。尽量提供最简单、最直接的操作模式，减少操作步骤，提供箭头等导览等。对于老年人的误操作有充分预期，对错误操作设计回滚如“上一步”等，并提供更明确的错误说明和继续操作的指示。对查询出现问题、无法提供等出现服务失败的情况，系统可以设计提供说明解释失败的原因，提供人工服务的联系方式和指南。在输出的资料方面，提供更多的政策、隐私保护等说明，并设计在输出资料上打印出使用的方式和解释等，提供查阅进一步利用这些资料的渠道的文字说明，方便老年人自助完成更多服务，并充分理解所得到的档案资料的内容、可用性和相关政策法规限制。针对老年人面对自助的智慧系统服务失败时的焦虑情绪，提供充分的自助问答渠道、人工服务联系方式，提供情绪缓解的渠道。
第三，在智慧档案系统人机交互界面方面，充分考虑老年人的认知、注意力、情绪和审美倾向。在设计智慧档案系统时，其界面应当照顾老年人的视力特点，采用较大的图标，使用简洁明快的色调，比较鲜艳的颜色，容易引起老年人的注意，给老年人积极的心理暗示。对于图标的细节，可采用区分度较高的图标，避免各个图标间混同太多，给可能色弱的老人减少识别负担。由于老年人注意力高于青年人，注意力能够比较长期集中于单一目标，但不善于同时注意多个目标，因此在产生任务界面时，应减少老年人的关注焦点数量，尽量在界面上比较符合老年人注意集中点的位置展示有限信息。在图标内容上面减少用无关字符（如动物、植物等）或英文字符来命名相关功能或应用，而尽量显示应用的本身功能。