利用网络信息系统管理企业科技文件，是提升企业科技文件管理与服务的最直接，也是最有效的管理方式之一。要实现这个目标，需要做好以下工作。
1 采用电子载体形式
随着科技发展，信息化建设步伐的加快，环保意识的增强，无纸化办公的理念越来越被更多的人关注，越来越多的行业也逐渐向无纸化办公靠拢。在结构复杂、涉及专业广泛、制造难度大的大型制造企业科研生产活动中，现行科技文件产量大、流通量大、更改替换频繁。采用电子载体形式，可以有效缓解手工整理、替换、借阅、保管等活动中的重复劳动及繁杂工作。这样既能节约成本，还能方便绝大多数用户。如果个别用户有特殊需求，也可以自行打印纸质版，供一次性使用，满足了用户多元化的需求。如何有效采用电子载体形式管理，应做好以下几个方面的工作：（1）要采用一定手段确保电子文件不可随意更改。（2）确保电子文件版本的有效性得到控制，并做好标识。（3）要做好电子文件打印的跟踪控制措施。（4）要做好电子文件使用权限控制，防止无权限人员随意下载查看。
2 实行科技文件一级管理模式
目前企业现行科技文件管理模式围绕“档案资料管理机构—档案资料管理室”的二级管理模式，各级管理相对独立，重复性工作多。利用网络信息管理平台，可推行“档案资料管理机构”的一级管理模式。由档案资料管理机构直接管理电子文件，进行原始数据的维护，从电子文件的接收、保管、传递、到版本更新、推送相关人员查阅、报废等各环节，均由档案资料机构直接管理维护。使用人员直接登录平台查看电子版即可。
3 优化并固化业务管理模式
固定的管理模式是建立网络信息系统的基础，符合系统逻辑的管理模式是网络信息系统顺利运行的可靠条件。优化并固化管理模式应从以下四个方面考虑：（1）梳理业务内容，明确哪些类别的科技文件需要通过系统管理。（2）明确系统的使用人员、服务对象的范围及权限。（3）明确现行科技文件载体形式为电子版本，以及电子文件的格式要求，为确立流程及管理方法明确方向。（4）对现行科技文件使用人员进行调研，深入了解其真实需求，站在用户的角度研究管理方式，同时兼顾现行科技文件管理人员需求，对现有流程进行优化改进，力求精简、方便、合理、闭环，具有逻辑性，是通过系统操作可以实现的。综合以上三个方面内容，确保管理模式稳定且更优化，从而建立一套适应企业实际情况的完整可靠的业务管理模式。
4 明确系统建设需求
在管理模式固定、管理内容确定的前提下，充分利用信息技术，与现行科技文件全生命周期管理相结合，完整全面地剖析现行科技文件管理各阶段存在的问题以及需要实现的功能，形成覆盖整个业务管理全生命周期的合理、完整、可靠的系统需求。一套完整可靠的信息系统需要业务管理人员与系统开发人员共同合作完成，业务管理人员主导具体的系统业务功能需求，开发人员主导系统开发。为此，现行科技文件业务管理人员应与系统开发人员保持持续有效沟通，共同完成现行科技文件系统建设需求。应从建立系统目标、业务逻辑描述、系统功能需求等几个方面进行考虑。