1制定地方文献普查方案
成立地方文献数字化项目建设小组，由馆领导和主要业务骨干组成，制定地方文献普查方案，主要范围以本馆收藏的为主，采用图书馆学家杜定友先生对“地方文献”的定义标准进行普查，同时考虑“文旅融合”元素普查。
2 地方文献馆藏目录提取
在图书馆集群自动化管理系统中，从索书号、题名、责任者、出版社、出版日期、ISBN号、分类号的检索项，集中提取馆藏地方文献目录，将提取馆藏书目数据导出另存为EXE格式，这样能直观、集中反映出地方文献的种类、丛书等情况，有利于根据目录遴选目标加工图书，也方便在往后用人工或软件进行图书排重。为了再次核对和避免图书管理系统中的数据出现错乱，将馆藏地方文献目录备份在到备用服务器中以备随时提取校对。
3 目录与馆藏地方文献纸本实物核对
提取全部地方文献目录后，并不能体现地方文献真实在馆状态，由于地方文献收集保存和利用过程中，有些地方文献可能有丢失的、放错架的、放错库的，而无法一时找到，所以组织人员手工对地方文献书目与馆藏地方文献纸本实物一一进行核对，确认书目与所藏地方文献纸本的互相对应。
4遴选数字化加工的地方文献
由于地方文献收集保存和利用过程中，出现破损、缺页、污损等情况，为了确保数字化加工质量和完整性处理，需遴选具有代表地方特色较鲜明的、内容完整、封面完好、品相优质的文献确立为加工图书，采用批次遴选，即优质优选，将遴选或征集而来的文献统一保存在待加工的专柜中。对建设数据库有特别影响意义的地方文献，可根据倪俊明的“非常规采集”即：项目征集、协作征集、展览征集、隐形文献征集等办法征集。例如：《海口文史资料》至2008年出版发行第十八辑，本馆馆藏缺了2辑，通过琼山区图书馆及著者单位海口市政协进行借调，多渠道、多途径的补缺确保整套书的完整性数字化加工。