中国烟草总公司,简称中国烟草,成立于1982年,受国家烟草专卖局领导。主要职责是根据国家相关法律、法规和按照国家计划,对所属企业的生产、供应、销售、进出口业务和对外经济技术合作进行集中统一经营管理。该公司在各省、自治区、直辖市设立省级烟草公司,各省级烟草公司在所辖区分别设立地(市区)、县级烟草公司。该公司有众多分/子公司,为了更有效管控各级分/子公司,该公司一直致力于数字化建设,尤其是从2019年开始探索智能财务建设,旨在利用新型管理模式提高效率,使得资源得到高效率配置,从而为企业创造价值。
(1)设置总公司管控平台
中国烟草在智能财务方面,一直致力于智能财务平台的建设,通过对业务梳理、数据标准化和信息化的建设,力图搭建“大财务”智能平台,具体包括大数据基础平台、大数据分析平台、财务共享平台和业务经营平台,通过各个平台的数据及时传递与共享,实现业务-财务-资金-价值的一条链的管理模式。
在内部控制方面,中国烟草从两方面进行管控,一方面,通过数据在业务-财务-资金-价值的链条上实现传递时的实时管控,提前设置风险点和管控节点,当数据出现异常时会自动触发进行预警;另一方面,在智能财务平台设置“总公司管控平台”,总公司管控平台包括核算管控、资金管控、预算管控和资产管控,实现总公司和分/子公司数据的实时交换。传统内部控制中,一般会对子公司设置独立的管控体系,并且委派专门人员对其进行监督,这样一方面存在管控信息滞后的问题,另一方面管控成本较高,在智能财务下,大数据的存储和计算能力,信息传送速度极快,因此,中国烟草将在智能财务系统中设置“总公司管控平台”,“总公司管控平台”将数据报送要求、管控要求和绩效考核要求传送给各个子平台,要求“业务经营管理平台”“财务共享平台”和“大数据分析应用平台”实时将数据上传至“总公司管控平台”,不再需要专门人员进行监督,而且将总公司内部控制标准、流程和规范进行了统一,很好地解决了管理不统一、信息滞后和管控成本高等问题。
(2)规范内部控制流程
王凡林指出传统的内部控制至少存在三方面问题:一是控制环境的局限性,例如业务环境、组织架构等无法完全反映完整环境,导致因漏掉重要信息而错失风险暴露关键时机;二是风险识别准确性无标准可依;三是信息沟通与控制活动错位(2020,王凡林)。智能财务体系下,基于“全景视角”财务框架的搭建,可以将企业的业务环境、组织环境、财务环境和管理环境实现完整呈现,对于平台数据、计算和管理进行统一化处理,比如设置会计科目统一、会计单据统一、核算规则统一、管理模式统一、业务流程统一、合规要求统一、信息系统统一、集成方式统一、数据标准统一、数据交换统一、安全标准统一和安全举措统一等。在这种“大财务”平台框架下,流程规范化显得异常重要,因此,内部控制的设置要体现基于企业相关者利益最大化下的战略目标,基于企业的信息环境和对整体风险的等级分类,在此基础上确定内部控制范围,包括内部控制的内容,内部控制可能存在的问题和风险点的把控等,再根据现有情况设置管控目标、流程和标准。