1.1合同签订流程不规范,授权审批控制不合理。合同承办部门太多,没有统一的合同管理部门,管理存在混乱,承办部门直接将合同立项交由分管院长审批,然后将合同文本提请院长签字,中间环节缺少监督和审核,风险较大。
1.2 对合同审计的重要性认识不足。有的合同承办部门对合同审计的重要性存在认识不足,认为对方单位一般希望长期与医院合作,不会在合同文本上做手脚,在心理上从合同签订前就放松了警惕,造成对合同审计不重视,认为是在走程序,没有认识到合同审计的风险防范作用。例如认为一般设备采购合同这种合同采购频次高、金额较小、合同文本单一;大型设备经过招标合同都经过专家审查,也不会出现问题,从而对合同审计重视不足。[1]
1.3 存在补签合同申请审计的情况。补签合同存在较大的安全风险,特别是一些小修缮、小基建项目,如果事先没有签订合同,图省事、图工期先行施工,万一在施工工程中出现安全事故,医院的责任将无法划清,给医院带来不必要的运行风险。
1.4 审计人员知识结构单一,存在技术短板。医院面临的合同纷繁复杂,涵盖基建、修缮工程,新增设施,设备、药品、物资材料采购,对外投资、合作,银行大额存款、贷款,承包、租赁、技术开发、转让、咨询等等所有经济合同,尤其对医疗设备、基建等需要较强的专业知识背景,而这些知识是一般审计人员不具备的,因而在实际合同审计过程中会面临很多困难,也客观造成审计质量下降。
1.5 合同审计信息化程度不高。信息化是提高审计质量的重要手段,而目前没有专业的合同审计软件,基本是基于纸质原件的表格化处理,依赖传统的办公软件,不能利用网络资源进行信息共享,在审计数据和信息的调取查阅方面也越来越满足不了要求。[2]
2、完善经济合同审计的关键控制点
2.1建立健全经济合同审计制度。制度是经济合同审计的基本保障,是合同承办部门流程指引,也为审计部门开展审计提供了操作指南。我院根据经济合同管理规定,制定了《经济合同审计制度(征求意见稿)》,对合同审计的范围、流程、送审所需材料、责任与监督等作出了明确规定。在征求意见稿发放后,召集合同承办部门、合同管理小组成员进行制度解释答疑,对不明确的条款进行商讨协商,提出修改意见,对合同审计制度进行完善。制度成文后,正式出台《经济合同审计规定》,在全院推行。
2.2 制定科学、合理、可操作性强、人性化的审计流程。我院根据合同金额的大小,将经济合同分为一般合同和重大合同,一般合同由合同承办部门根据常规流程进行项目论证、分管院长审批,合同初审,然后审计部门对流程的规范性、合同条款是否满足合法、合理、公平、公开等进行审计评价;采购、维修项目合同金额在30万元(含30万元)以上,投资项目合同金额达到50万元(含50万元)以上,基建项目合同金额达到100万元(含100万元)以上为重大经济合同,需执行合同会签制度,由院办公会讨论通过,并交由院经济合同法律顾问审核并出具意见。