为了实现档案的价值，维护国家权利和公众权利，档案工作人员对档案实体和档案信息进行管理并为社会公众提供利用服务时，在职责范围内的正当支配权和影响权就是档案工作人员职业权力，它是社会整体和公共权力的一部分，具有正当性。因此，档案工作人员如何行使档案职业权力，既维护好国家权利、公众权利，又要以正当性为基础，体现对本职业文化自觉、职业觉悟和价值取向。
2.1档案（信息）保管的安全性
随着档案信息化的发展，档案安全性管理尤为重要。一方面要维护档案的实体安全,确保档案原件不丢失、受损坏，力求延长档案使用寿命。另一方面，在信息社会、网络环境下，信息被泄露、篡改等犯罪时有发生，使得档案信息的安全受到严重威胁，电子档案的正确性难以保证，这会在很大程度上影响了档案的服务功能，因此要保证档案信息管理的安全，维护档案的机密安全，确保档案不泄密，不失真。
2.2档案（提供）服务的公平性
档案作为历史记录的原始材料，是社会的共同记忆和公民的共享财富。在一定意义上，人类的文明史就是一部档案史。档案管理的目的就是把档案提供给国家、社会及个人利用，为大众服务，实现档案价值，由于档案所服务的对象是国家、社会及个人，这个范围不仅广，而且复杂，要想真正实现档案利用的广泛性，档案从业人员在档案利用中，扮演的角色应是公正，在提供档案利用的整个过程中时必须遵循的一个原则就是公平性。[3]档案价值实现的公平性不仅是档案工作人员行使职业权力的主要目标，更是维护其职业权力长久稳固的基础。[4]
2.3档案利用的秩序性
秩序是有条理地、有组织地安排，提供一种稳定的、可预期的规则体系，以求达到正常的运转。作为档案的管理者，档案工作人员在提供档案利用为大众服务时，根据一定的规则秩序对档案利用者的行为加以规范和限制。这种权力是为了保护档案的实体安全和信息安全，是为了提供更加有序、高效的档案服务环境，也是实现档案价值的前提，而不是为了剥夺公众权利。
2.4档案权利主体的自由性
法律赋予了公众利用档案的权利和自由，并不意味着档案馆内的所有档案都可以被公众利用，公民或组织基于某一档案客体对象所产生的档案利用权利始终都是有限度的,它会受到档案开放或公布权、档案秘密权、档案作品著作权等相关权利的制约。[5]只有开放档案和公民或组织具有法定的档案利用权利才可以利用。当公众在利用档案的内容和利用方式提出了不正当的要求，档案工作人员有权拒绝提供档案；当国家将档案向公众开放利用时，档案工作人员限制档案利用的自由，或拒绝为公众提供档案，这不是职业权力，而是滥用权力。