OA系统的应用使档案管理由传统的事后管理变为适时管理，甚至是全程管理、超前管理，可以说，OA系统的应用使对电子政务文件从产生到办结过程的监控管理能力大大增强，尤其是归档后应用大数据技术结合档案管理进行分析的情况下，OA系统的归档设计是电子文档的原始性、真实性、可靠性、完整性和准确性的关口与保证。OA系统是电子政务文件归档过程中至关重要的衔接环节原因分析如下：
1.各级政府机关单位电子政务系统的限制。现行的电子政务系统间存在“信息孤岛”的实际，各政府部门间的电子系统并不互通，同时各电子政务系统并不开放端口，这就决定收文单位在获取电子公文后需在组织机构内部的OA系统中重新录入电子公文信息并进行流转。对于电子公文归档流程来说，是无法直接从政府的电子政务系统开始进行管理，实际工作中的电子公文档案管理始于组织机构内部的OA系统。
2.档案管理软件单机系统的限制。电子公文归档方法目前主要有三种形式，即单机版软件、网络版软件及无专业档案管理软件，考虑软件的档案管理专业程度、电子公文归档规范要求、应用成本，单机版软件是当前档案信息化管理的主流。然而单机版档案软件并不具备办理流转电子公文的功能，这一过程是通过组织机构内部的OA系统完成的，因此OA系统与档案系统需要各司其职，而后通过建立系统接口将两者进行连接，从而将OA系统中收集到的电子公文原始档案信息导入至档案管理软件中。即在OA系统中完成公文产生、录入、流转、办理、办结等行政任务需进行电子公文归档时，将OA系统中元数据，电子公文和电子档案内容、结构、背景和管理过程的数据，同步到专业的档案软件中再进行档案登记、分类、编号等专业管理。由此可知，组织机构OA系统的专业完善是电子公文档案实现前端控制的重点与核心所在。
3. 国家对电子公文档案归档的规范要求。国家档案管理办法对电子文件档案的归档有着明确的要求，其中元数据是必须与电子公文档案一同归档的重要部分,归档时还需对电子档案进行真实性、完整性、可用性、安全性的检验。由于电子文件形式载体的特殊性，这就要求在前端控制过程，即OA系统流转过程必须保证电子文件未被篡改、损坏、遗漏，文件齐全、完整、可读、可用、没有感染病毒，元数据可正常读取、访问，在功能设计上OA系统需具备全程管理、安全保密、权限分明、格式统一的特点。