1 OA系统与档案管理系统间的互联互通。从软件的操作系统上看，OA系统是组织机构内部局域网使用的，能实现多人操作，数据统一的网络系统；档案管理系统为单机版软件，是只能在单个计算机上能运行的程序的版本，数据只能专机专用，二者是两套独立运行的操作系统。要保证电子档案在OA系统中完成预归档步骤进行移交时信息的真实、可靠、原始，就必须要建立系统接口，实现OA系统中收集的归档信息与档案管理系统间的数据传递，保证OA系统与档案管理系统间的互联互通。
2 OA系统电子公文在线归档的标准化建设。此处的标准化建设具备多重含义。
2.1 工作流程的标准化。OA系统与档案管理系统是两个独立又相互联系的系统，但从整个档案管理与利用的最终目的分析，主要由文书处理、文件管理和档案管理三个相对独立又相互关联的模块组成，只是三者彼此间数据处理的软件载体侧重有所不同，因此在流程设计上必须将各个业务环节有机合理地连接在一起，并且为彼此之间的协作提供技术的准则，使整个电子公文处理过程成为一个标准化的闭合封闭环，这也是后期进行大数据分析对数据收集来源进行可靠性追溯的要求。
2.2 数据资料的标准化。数据标准化包括2个含义，数据格式标准化与数据体系标准化。数据格式标准化是由于现行电子公文的形式多样（如文本、图片、演示文稿、视频、音频等），每种形式的电子格式多样，如文本格式现行通用的办公格式就有doc、docx、txt、wps、ceb、pdf等多达数十种格式，在进行档案归档时必须强制将其转为标准化的保存格式，以便进行后期的档案管理、数据分析与深入编研等工作。体系标准化是要求OA系统中所收集到的信息需按照一定的逻辑联系组成科学的有机整体，通过信息资源整合建立数据库，其数据形式必须要为可被计算机读取并进行分析的格式，为后期进行大数据分析与云计算奠定工作基础。
3 强化归档电子文件的前端控制。OA系统是电子公文的处理过程，也是电子档案前端控制的对象，OA系统的功能设计中必须体现与完备电子公文归档的要求与内容。首先，电子公文在OA系统流转的过程中，需对文件的内容、结构、背景、版本、生产环境、存在状态等各方面的信息进行采集、保存和整理，同时也对文件形成流转过程中的收文、发文、会签及其他处理过程方面的信息进行实时追加。这些内容均为电子文件档案元数据的范围，是电子档案原始性的体现。其次，在OA系统中规范标准电子档案归档前的必要步骤，电子档案与纸质档案一样在归档前应进行收集、筛选、整理、鉴定、分类、编目等工作环节。再次，为了进一步保证组织机构的档案完整与准确，还可以设计预归档、提前鉴定与鉴别、提前电子档案检验的环节。
4 电子公文档案的安全与保密性设计。为了保证公文不被恶意篡改与外传，电子公文都需要对公开、保密程度及安全性进行保护。在保密性上，在OA系统中需对流转过程的文件处理保密权限进行设置，如查看标题、查看内容、修改内容的级别，非业务办理部门不得随意修改文件等。电子公文预归档后，对归档内容，如目录、分类等的修改权限进行分级。在安全性上，OA系统需要对机构认证、人员准入、电子签字等进行范围限制；在软硬件层面则需要对系统的安全、档案数据的备份、防病毒措施、终端保护进行要求。